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Author: Ben

Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM

Posted in Dynamics 365

Neulich kam von einem Kunden die Anforderung Speicherplatz in Dynamics CRM Online wieder freizugeben da die 5 Gigabyte beinahe erschöpft waren. Ich empfahl dem Kunden den Artikel “10 Methoden zum Freigeben von Speicherplatz in Microsoft Dynamics CRM Online” aus dem Microsoft Dynamics CRM Online-Resourcencenter.
Bei Methode 3 – “Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM Online mithilfe der erweiterten Suche” kommt man nach dieser Anleitung jedoch nicht weiter und deshalb widme ich mir dieser Problematik an und stelle eine bessere Lösung vor.

Lösungsversuch nach Anleitung

  1. Klicken Sie auf Erweiterte Suche.
  2. Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option E-Mail-Nachrichten aus.
  3. Fügen Sie im Suchkriterien-Bereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
    E-Mail-Anlagen (Element)
    Dateigröße (Bytes) – Ist größer als – Geben Sie im Textfeld einen Byte-Wert ein, beispielsweise “25000”.
  4. Klicken Sie auf Suchen.
  5. Sie verfügen jetzt über eine Liste von E-Mails mit Anlagen, die größer als “X” Bytes sind.
  6. Sie können jede E-Mail öffnen, auf die Registerkarte Anlagen klicken und jede gewünschte Anlage löschen.


Schritte 1 – 5 erledigt sieht so aus.

Öffnet man eine E-Mail aus der Suchergebnissen und wechselt in die “E-Mail Anlagen” Registerkarte stellt man fest dass man keine Option zum löschen der Anlage vorfindet. Das liegt daran dass die E-Mail bereits abgeschlossen ist, also gesendet oder empfangen ist.

Über einen Workflow könnte man den Status der gefundenen E-Mail Nachrichten ändern, dann einzeln pro E-Mail die Anlagen löschen und mit einem weiteren Workflow die E-Mails wieder als gesendet oder empfangen schließen. Mit dieser Methode könntet ihr einige Stunden nur für das Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM verbringen.

Bessere Lösung zum entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM

Jason Lattimer hat dieses Problem erkannt und eine Option zum Löschen von E-Mail Anlagen in seine “Internal Email Helpers” Solution integriert. Diese steht kostenlos auf CodePlex zur Verfügung und einfach in Dynamics CRM Online importiert werden.

Nach der Import der Lösung erstellt man einen Workflow für die Entität “E-Mail”. Setzt die Ausführung auf “bedarfsabhängig” und entfernt das Häkchen für “Starten bei: Datensatz wird erstellt”, es sei denn ihr möchtet grundsätzlich für alle neuen E-Mails die Anlagen entfernen. Dazu würde ich aber die Systemeinstellungen empfehlen da so die Anwender direkt eine Information von Outlook bekommen dass Ihre Anlagen nicht mit der E-Mail zu CRM hochgeladen wurden.

Fügt dem Workflow folgenden Schritt hinzu:

Legt die Eigenschaften so fest und aktiviert anschließend den Workflow.

Mit diesem Workflow kann man massenhaft Anlagen löschen ohne vorher eine erweiterte Suche erstellen zu müssen, den Status der gefundenen E-Mails mehrfach ändern zu müssen und ohne jede E-Mail einzeln anfassen zu müssen. Zusätzlich wird in den Notizen der E-Mail ein Hinweis mit Namen der gelöschten Datei hinterlassen.
In der Praxis könntet ihr beispielsweise für die Anwender eine Ansicht mit Ihren E-Mails mit Anlagen über 2,5 MB erstellen, so dass jeder seine Anlagen checken kann bevor ihr mit Workflow die Anlagen entfernt.

PDF Dateien mit der Word Web App

Posted in Exchange Online, Office 365, and SharePoint Online

Seit Anfang Juli kann man PDF Dateien mit der Word Web App anzeigen, so wie im großen Bruder der Word Desktop Anwendung. Benötigte man sonst einen PDF Viewer der die Datei nach dem Herunterladen angezeigt oder vielleicht auch ein Browser Addon bereitstellt mit dem man die Dateien im Browser lesen kann, so erledigt dass nun Word Web App in der gewohnten Umgebung. Microsoft stellt die Word Web App Office 365 Kunden (abhängig vom Abonnement), Outlook.com Anwendern und SkyDrive Anwendern zur Verfügung.

Unterschiede beim Anzeigen von PDF Dateien mit der Word Web App

  • SkyDrive
    Klickt man eine PDF Datei in SkyDrive an wird sie umgehend in der Word Web App angezeigt. Möchte man sie herunterladen um sie dauerhaft speichern zu können oder um sie mit einem anderen PDF Viewer anzuzeigen, erreicht man dies durch das Kontextmenü.
    SkyDrive ist den anderen Diensten sogar noch einen Schritt voraus. Dort kann man nicht nur PDF Dateien mit der Word Web App anzeigen, man kann sie auch bearbeiten. Dazu wird ein Word Dokument mit dem Inhalt des PDFs als Kopie erzeugt. Texte damit zu übernehmen ist ein Kinderspiel, aber abhängig vom Layout des PDF kann die Formatierung vom Original abweichen.

  • Outlook.com
    Bei PDF Anlagen wird unter dem Anlagesymbol der Link “Online anzeigen” angezeigt über den man die Datei in der Word Web App öffnen kann.

  • Outlook Web App (Office 365)
    Bei Verwendung der Outlook Web App für Exchange Online muss man mit der Maus über die PDF Anlage fahren um den “Vorschau” Link angezeigt zu bekommen. Klickt man ihn startet die Word Web App. Klickt man das Anlagesymbol lädt man die PDF Anlage herunter.

  • SkyDrive Pro und SharePoint Online (Office 365)
    Tja, schlechte Nachrichten vorerst. Nachdem die Anwender Probleme mit der Funktion meldeten hat Microsoft sie vorerst bis zu vollständigen Lösung des Problems deaktiviert.

Übrigens kann man auch aus der Word Web App heraus jederzeit das PDF herunterladen.

Lync Online media ports

Posted in Office 365, and Skype for Business

Microsoft hat bei den Lync Online media ports für Ordnung gesorgt. Sie wurden in drei Gruppen gegliedert um Administratoren mehr Möglichkeiten zum konfugurieren ihrer Firewall zu geben. So könnte man beispielsweise die Ports für Video gesperrt werden oder QoS (Quality of Service) für Lync Online konfigurieren und alles über Gruppenrichtlinien and die Windows 7 oder Windows 8 Clients verteilen.

Lync Online media ports Übersicht

Verwendung Richtung Protokoll Port
Audio Ausgehend RTP/UDP 50000-50019
Video Ausgehend RTP/UDP 50020-50039
Screen Sharing & Datei Transfer Ausgehend UDP 50040-50059

Für ein zukünftiges Dienstupdate ist auch eine Trennung der Ports für Screen Sharing & Datei Transfer geplant.

OneNote App Update auf V2

Posted in Office 365, and SharePoint Online

Da ist er nun, mein erster Post hier und “OneNote App Update auf V2” fällt natürlich gleich aus dem thematischen Rahmen des Blogs in dem es eigentlich um die Microsoft Online Services gehen soll. MIST, aber genau mit diesen kann man mit der aktualisierten OneNote App für Android (Smartphones und Tablets) und iOS (iPhone und iPad) Geräte nun hervorragend arbeiten. Mit dem Major Update auf Version 2 der App ist nun endlich dass möglich was die Windows Phone App bereits kann, eine OneNote Datei auch auf SharePoint oder SkyDrive zu bearbeiten.

Die Entwickler versprechen weiterhin über Gerätegrenzen hinweg das Gleiche Look and Feel, spricht die Notizen sollen auf allen Geräten absolut gleich aussehen.

Ebenfalls verbessert wurden die Formatierungsoptionen um einen ähnlichen Umfang zu bieten wie man ihn von Office bereits gewohnt ist. Dazu zählen alle gängigen Text-Formatierungen, Nummerierungen, Aufzählungen, Einrückungen, Tabellen, Hyperlinks und Checklisten.

Fehlen darf natürlich auch nicht eine Option um Notizen mit anderen Skydrive- oder SharePoint Usern zu teilen und sie auch gleichzeitig gemeinsam bearbeiten zu können.

Macht euch doch selbst ein Bild . . .

Ich wurde übrigens über den @msonenote Twitter Account auf diesen Artikel aufmerksam.
Mehr Infos zu OneNote findet auch auf www.onenote.com