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Category: Dynamics 365

Dynamics CRM Online license model

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Since October 2013 is Dynamics CRM Online, based on Dynamics CRM 2013, available in Germany as test and purchase version. The whole thing is officially called “Dynamics CRM Online Fall 13”. With the new CRM system, there are not only a modern uncluttered surface and apps for mobile sales but for the first time CRM Online customers can choose between different license options that can be combined with each other.

Dynamics CRM Online license model

The Dynamics CRM Online License Model has four licenses, three of them with different features which can be combined with one restriction : you must buy at least five professional license, unless you acquire licenses through the Open Licensing program.

For customers that have bought before the September 30, 2013 different rules apply. Your licenses will be converted in Professional USLs. Until the expiration of the actual subscription period you pay further the agreed price. After that, the new price will be applied and you can combine individual licenses. The “always five Professional USLs” does not apply here.


Professional – €49,80

With the most comprehensive license users can access all sales, service and marketing functions in Microsoft Dynamics CRM.

              Production instance

€420,90 per instance and month


Basic – €23,00

The license for business analyst and reporting, as well as for beginners, that use activities, customers, contacts, leads, cases or xRM objects.


€115,00 per instace and month


Essential – €11,50

For users that work only with xRM objects and related activities to them.


€7,70 per GB and month


1 production instance, from 25 Pro. USLs a sandbox, 5GB storage growing at 2,5GB/20 Pro. USLs up to max. 50GB, Access with apps


Enh. Support

per user and month

*All prices are per unit (user, instance or Gigabyte) and month.

Lizence details

Here are the precise license details as I have found them on other blogs. Till now I have not yet discovered an official source.

Object Detail Pro Bas Ess
Account General
Add/Remove Customer Relationship
Associate Opportunity with
Activity Feeds: Follow
Feeds: Post
Convert to Case
Convert to Opportunity
Advanced Find
Announcements Create
Article Templates
Auditing Manage
Calendar Shared
Campaigns Normal
Case Management
Custumer Care Accelerator (CCA Framework)
Charts System Charts
User Charts
Contratcs Management
CRM Mobile Client
Outlook Client
Web Client
Dashboard System Dashboards
User Dashboards
Data Import
Excel Export
Manage duplicate detection
ProcessesProzesse Run workflos and dialogs
Custom Entities
GoalsZiele Management
Lead Capture
Qualify and convert to account or contact
Qualify and convert to opportunity
Mail merge
Marketing lists
Price lists
Product catalog
Queue Use
Connections Between records
Reports System reports
User reports
Sales literature
Territory Management
Yammer Collaboration

Some functions are only available for entites the user has access to.
The Yammer integration requires Yammer Enterprise for €2,30 per user and month.

Enterprise Licence

The Enterprise licence has been introduced later and does not actually fits right in this comparison. Basically it is a bundle of CRM Online Professional, Dynamics Marketing, Social Engagement und Parature what you get for €153,30.

Social Engagement

if you more then 10 Dynamics CRM Online Professional or Enterprise Licences in combination, you get the use right for Social Engagement Professional.


For more then 25 Dynamics CRM Online Professional or Enterprise USLs, the customer gets an free sandbox environment.
Dynamics CRM Online shares the storage automatically about all instances.


Before Dynamics CRM Online Fall 13, ervery customer get 5GB of storage and buy additional storage.
With the new release ou will get additionall 2.5 GB of free storage for for ever 20 Professional licences in the system (up to 50GB). In case of reducing the number of licenses, Microsoft granted a grace period in which you can reduce the memory consumption, or add additional storage.

With this calculator you can calculate the amount of free storage you will get.

Amount of Professional licences

Represented graphically:

< 20 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 220 240 260 280 300 320 340 360
Professional USLs (User Subscription Licenses)

Dynamics CRM 2013 Outlook Client

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Im Vergleich zum Vorgänger, Dynamics CRM 2011, hat sich bei den Systemanforderungen und bei der Konfiguration des Dynamics CRM 2013 Outlook Client nicht viel verändert. Lediglich die Ansprüche an den Prozessor sind gestiegen und Betriebssysteme bzw. Office Suiten aus den Zeiten von Windows XP sowie Internet Explorer 7 werden nicht mehr unterstüzt. Weiterhin installiert das Setup nun standardmäßig anstelle von Microsoft SQL Server Compact 3.5 den Microsoft SQL Server Compact 4.0.

Unter der Haube hat Microsoft durch Prozess Isolation die Stabilität und Performance verbessert. Heißt konkret, vorher liefen Outlook und der CRM Client als ein einziger Windows Prozess und mit der neuen Version hat man diese Bindung gelöst und in bis zu drei Windows Prozesse aufgeteilt. Einen für Outlook, CRM Web-Hosting und die Offline Funktionalität. Hat der Prozess für CRM Web-Hosting oder die Offline Funktionalität ein Problem so stürzt nicht direkt das ganze Outlook ab. Weiterhin hat man so die Beschränkung auf 2GB reservierbaren Arbeitsspeicher in 32bit Betriebssystemen umgangen.

Um Microsoft Dynamics CRM 2013 stimmiger in das Navigationskonzept von Outlook zu integrieren, gibt es wie gewohnt die Navigation in der linken Seitenleiste. Die neue Command-Bar ist also weiterhin für Datensätze vorhanden, bietet aber keine Navigationselemente.

Dynamics CRM 2013 Outlook Client – Systemanforderungen

Hardware Anforderungen

  Minimum und reiner Online Modus Empfohlen und mit Offline Modus
CPU 2,9 GHz x86 oder x64 Dual-Core
mit SSE2 Befehlssatzerweiterung
3,3 GHz x86 oder x64 Dual-Core
mit SSE2 Befehlssatzerweiterung
HDD 1,5 GB 2,0 GB, 7200 RPM
VGA SVGA, 1024×768 SVGA, 1024×768

Microsoft Dynamics CRM 2013 für Outlook wird sich auch mit weniger Ressourcen installieren und betreiben lassen, allerdings liegt dann Performance unter dem was sich Microsoft für diese Anwendung vorstellt.

Netzwerk Anforderungen

  • Bandbreite > 50 kbps
  • Latenz < 150 ms

Software Anforderungen

  • Betriebssystem
    • Windows 8, Windows 7 und Windows Vista SP2 (je in x86 oder x64)
    • Windows Server 2012, Windows Server 2008 R2 oder Windows Server 2008 als Remote Desktop Service Anwendung
  • Browser
    • Internet Explorer 8, 9, 10
    • Mozilla Firefox (aktuelle Version) auf Windows 8, 7 oder Vista
    • Google Chrome (aktuelle Version) auf Windows 8, 7, Vista oder Google Nexus 10 Tablet
    • Apple Safari (aktuelle Version) Mac OS-x 10.7 (Lion) oder 10.8 (Mountain Lion)
  • Microsoft Office
    • Microsoft Office 2013
    • Microsoft Office 2010
    • Microsoft Office 2007 SP2

    Habt ihr mehrere Versionen von Microsoft Outlook installiert läuft der Dynamics CRM 2013 Outlook Client immer mit der aktuellsten Version von Outlook.


  • Sonstiges
    Folgende Komponenten werden, falls nicht schon im System vorhanden, mit installiert:

    • Microsoft .NET Framework 4
    • Microsoft Windows Installer 4.5
    • MSXML 4.0
    • Microsoft Visual C++ Redistributable
    • Microsoft Report Viewer 2010
    • Microsoft Application Error Reporting
    • Windows Identity Framework (WIF)
    • Windows Azure AppFabric SDK V1.0
    • Windows Live ID Sign-in Assistant 6.5
    • Microsoft Online Services Sign-in Assistant
    • Microsoft SQL Server Native Client
    • Microsoft SQL Server Compact 4.0
    • Reporting Services Microsoft ActiveX control

Dynamics CRM 2013 Outlook Client –
Installation bzw. Upgrade-Installation

  1. Systemanforderungen überprüfen
    • Für eine Upgrade-Installation muss der Microsoft Dynamics CRM 2011 Outlook Client installiert sein.
      Der 4.0 Client wird nicht unterstüzt und sollte vorher entfernt werden.
  2. Als lokaler Administrator am Computer anmelden
  3. Best Practice: Aktuellste Updates für Microsoft Office installieren
  4. Installations Datein beziehen und starten:
    • Web-Installer
      Arbeitet ihr auf einem Computer auf dem Outlook installiert ist bekommt ihr wenn ihr CRM im Browser öffner eine gelbe Nachrichtenleiste angezeigt in der es Knopf mit der Aufschrift “CRM für Outlook abrufen” gibt. Dieser lädt einen kleinen Web-Installer herunter der anschließend startet und die Installation von Microsoft Dynamics CRM 2013 für Outlook beginnt.
    • Download-Installer
      Um den Installer und evtl. Updates komplett auf euren Computer herunterzuladen müsst ihr auf die Microsoft Dynamics CRM 2013 für Microsoft Office Outlook (Outlook Client) Download Seite. Dort ladet ihr euch den/die Installer entsprechend eurer Outlook Version (x86 oder x64) und eurer CRM Server Basissprache herunter. Ist der Download abgeschlossen starten Ihr die heruntergeladene Datei und beginnt die Installation.
  5. Lizenz Abkommen akzeptieren
  6. Wählt aus ob jetzt bereits Updates über Windows Update beziehen wollt und fahrt mit der Installation fort.
    Ich bevorzuge die nachträgliche Installation mittels Update Rollup die ihr meistens unterhalb des Download-Installers auf Microsoft Download Seite findet, so weiß ich genau was installiert wird.
  7. Klickt Ihr hier auf Optionen könnt ihr die Offline Funktionalität des Dynamics CRM 2013 Outlook Clients installieren. Hierfür wird der Microsoft SQL Server Express 2008 installiert. Ihr könnt diese Funktion auch jederzeit nachträglich installieren indem ihr einfach auf “Offline gehen” im Dynamics CRM 2013 Outlook Client klickt.
  8. Klickt jetzt auf “Installieren” bzw. “Upgrade jetzt ausführen” und los gehts.

Dynamics CRM 2013 Outlook Client – Konfigurieren

  1. Solltet Ihr Outlook noch nie gestart haben ist die euer erster Schritt. Der Microsoft Dynamics CRM 2013 für Outlook Client benötigt ein vorhandenes E-Mail Profil.
  2. Konfigurations-Assistent starten: auf dem Start Bildschirm “Konfigurations-Assistent” klicken oder in früheren Windows Versionen auf Start > Alle Programme > Microsoft Dynamics CRM > Konfigurations-Assistent. Alternativ kann der Konfigurations-Assistent auch aus dem CRM Tab in Outlook heraus gestartet werden.
  3. Server URL
    • Microsoft Dynamics CRM Online Kunden öffnen einfach die Dropdownliste und finden dort den Eintrag “CRM Online” vor
    • Microsoft Dynamics CRM on-premise Kunden tippen die interne oder externe URL ihres Discovery-Service Server ein, je nach Konfiguration
  4. Klickt auf “Verbindung testen…”. Bei CRM Online werdet ihr vermutlich nach euren Login Daten gefragt. Gebt dort dann die Daten ein mit denen ihr auch im Browser ins CRM kommt, also eure Microsoft Online Services ID oder eure Live ID.
  5. Bei erfolgreichem Verbindungstest füllt sich der Abschnitt “Organisationsinformation” mit den für euren Benutzer verfügbaren Organisationen.
  6. Wählt eure Organisation aus und klickt auf OK

Outlook Adressbuch für Dynamics CRM optimieren

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Outlook ist von Hause aus so konfiguriert dass es sich in eine Exchange Umgebung nahtlos einfügt. Sobald man einem Empfänger für ein Element mittels Adressbuch hinzufügen möchte wird die globale Adressliste des Exchange Servers als Datenquelle verwendet. Hier stehen alle E-Mail Adressen (Mitarbeiter, Equipment, Räume, Verteiler, Externe Kontakte, etc.) die der Exchange Server kennt und anzeigen darf. Möchte man eine andere Quelle, wie die eigenen Kontakte, durchsuchen weil dort der Dynamics CRM für Outlook Client die synchronisierten Kontakte ablegt muss man bei jedem Öffnen des Adressbuches die Adress-Quelle ändern. Ich zeige euch jetzt wie Ihr dauerhaft das Outlook Standard Adressbuch festlegen könnt.

Outlook Adressbuch für Dynamics CRM optimieren

Wollen wir nun das Outlook Adressbuch für den Einsatz mit Dynamics CRM optmieren gibt es zwei Einstellungen die getroffen werden sollten da CRM das führende System sein sollte.

  • welches Adressbuch soll beim Öffnen des Adressbuches angezeigt werden
  • die Reihenfolge der zu durchsuchenden Adressbücher für manuel eingetragene E-Mail Adressen festlegen

So geht´s

  1. öffnet Outlook
  2. sucht nach dem Button “Adressbuch”,
    in Outlook 2013 findet Ihr ihn im “Start” Tab Ribbon Menüs auf der rechten Seite,
    alternativ die Tastenkombination STRG + SHIFT + B
  3. klickt im Menü des Adressbuches auf Extras -> Optionen
  4. wählt bei den Radio-Buttons “Mit Kontaktordnern beginnen
  5. und unten in der Optionsliste “Kontakte” auswählen

Culture is not supported

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Diese Woche stand für meinem Kollegen Ralph das Rollout des CRM 2011 Outlook Clients bei einem Kunden an. Eigentlich sollte Software mäßig alles Problemlos laufen da über einem Terminalserver verteilt wird. Dennoch gab es bei einem Benutzer Probleme.
Nach durchforsten des Logfiles fiel ein Eintrag auf der mir bereits begegnet ist “Error| Exception : Culture is not supported”. Da ich mich aber nicht mehr errinnern konnte woran es liegt habe ich im Netz nachgeforscht und wurde bei Donna Edwards fündig.

Der Fehler

11:49:57| Error| Exception : Culture is not supported.
Parameter name: culture
0 (0x0000) is an invalid culture identifier. at Microsoft.Crm.MapiStore.DataStore.WaitInitialized()
at Microsoft.Crm.Application.Outlook.Config.OutlookConfigurator.InitializeMapiStoreForFirstTime()
at Microsoft.Crm.Application.Outlook.Config.OutlookConfigurator.Configure(IProgressEventHandler progressEventHandler)
at Microsoft.Crm.Application.Outlook.Config.ConfigEngine.Configure(Object stateInfo)

Die Lösung

Während der Installation schreibt der Outlook Client Informationen in den CRM Benutzer, aber diesem fehlt in den Sicherheitsrollen das Schreibrecht auf die eigenen Benutzereinstellungen. Ich vermute es handelt es sich dabei um Informationen über den lokalen Computer um die Synchronisierung zu steuern.

Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprozess

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Gestern Abend las ich zum ersten Mal in einer PowerPoint Präsentation von “CDU Overview”. Natürlich handelt es dabei nicht um eine politische Übersicht sondern um eine Übersicht des Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprozesses. “CDU” steht in diesem Zusammenhang dann für “Customer Driven Upgrade”.
Heute Morgen fand ich dann auch schon eine erste Update Benachrichtigung eines Kunden in meiner Mailbox.
Der Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprozess nimmt also seinen Lauf und Microsoft ist scheinbar sehr bemüht seinen Zeitplan einzuhalten.

E-Mail Benachrichtigungen

Ist für eure Organisation ein Update-Datum geplant erhaltet ihr eine Reihe von E-Mails. Die Erste informiert euch darüber dass für eure Organisation der Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprozess gestartet ist und vor allem für wann das Update geplant ist.
Weiter wird ein zweites Datum (14 Tage später) als alternatives Datum für das Update genannt.
Über einen Link in der E-Mail könnt ihr diese zwei Angaben verändern.
Hier mal eine Muster-Mail.

Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprocess
Ihr Update auf Microsoft Dynamics CRM Online Fall ’13 ist geplant.
Hallo Vorname Nachname,
Ihr Unternehmen erhält wie geplant die neueste Version von Microsoft Dynamics CRM Online mit großartigen neuen Features und Funktionen. Ihr Unternehmen erhält Microsoft Dynamics CRM Online Fall ’13 am folgenden Datum.

Bevorzugtes Datum: Donnerstag, 17. Oktober 2013 18:00 (GMT) Greenwich Mean Time: Dublin, Edinburgh, Lissabon, London.

Falls Ihnen das Datum nicht passt, können Sie dieses Update neu planen.

Beachten Sie, dass das Update in einem 12-stündigen Fenster erfolgt und dass während dieser Zeit Ihr Unternehmen möglicherweise mehrere Stunden lang nicht erreichbar ist. Wir informieren Sie, wenn das Update für Ihr Unternehmen durchgeführt wird und verwendet werden kann.

Falls wir das Update für Ihr Unternehmen nicht am bevorzugten Datum durchführen können, führen wir es an folgendem Datum durch.
Alternatives Datum: Donnerstag, 31. Oktober 2013 18:00 (GMT) Greenwich Mean Time: Dublin, Edinburgh, Lissabon, London.

Informationen über Updates
Neuerungen in diesem Update

Sie erhalten Erinnerungen über dieses Update 90, 30, 15 und 7 Tage vor Beginn des Updates.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Microsoft Dynamics CRM Online-Team
Diese E-Mail wurde automatisch gesendet. Antworten Sie nicht darauf. ©2013 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Datenschutz Support

Die weiteren E-Mails sollen euch an das Update erinnern und kommen im Zeitraum von 90, 30, 15 und 7 Tagen vor Beginn des Updates. Dabei wird berücksichtigt wenn ihr einen anderen Update Termin wählt.

In-Produkt Benachrichtigungen

Im CRM selbst findet Ihr die Information dass der Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprozess gestartet ist als gelbe Informationsleiste, ähnlich der “Laden Sie die Outlook Client herunter” Leiste. Mit dem “Mehr erfahren” Link gelangt zu dieser Ansicht (Einstellungen -> Verwaltung -> Abonnementverwaltung).


Über den Link in der E-Mail oder In-Produkt Benachrichtigung könnt Ihr den Termin jeder Zeit (max. 2 Stunden vor Update) nach hinten verschieben. Erst wenn beide Datumsangeben gültig sind erscheint ein Button zum Speichern der Änderungen.

Das Update

Das Update erfolgt dann in dem gewählten 12-Stunden Fenster, benötigt davon aber nur ein paar Stunden. Während dieser Zeit bekommt Ihr einen Hinweis auf das Update angezeigt wenn Ihr versucht auf euer CRM zuzugreifen.
Ist das Update abgeschlossen werdet Ihr per E-Mail darüber informiert.

Dynamics CRM 2013

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Liebe Leser, wenn ihr in diesem Artikel eine weitere Variante von “Microsoft Dynamics CRM 2013 makes business personal” erwartet muss ich euch enttäuschen. Ich werde hier die mir bisher bekannten Fakten über Features, Anforderungen und Preisen zu Dynamics CRM 2013 auf den Tisch legen und dabei versuchen eben nicht wie eine Pressemitteilung zu klingen.

Was bringt Dynamics CRM 2013?

Endlich ist es möglich in annähernd einem einzigen aufgeräumten Fenster zu arbeiten in dem sich alles abspielt und das zudem auch per Touch bedient werden kann. Zudem ist es möglich verschiedene (mobile) Browser zu verwenden oder eine der neuen, mit Dynamics CRM 2013 erscheinenden, kostenlosen Apps für mobile Geräte.

In den neuen Formularen können verschiedene Prozesse für eine Aufgabe definiert werden. Beispielsweise könnten für die Service Anfragen unterschiedliche Bearbeitungsprozesse definiert werden, abhängig davon ob der Kunde einen Support Vertrag hat oder eben nicht.

Kommunikation ist ein weiteres großes Thema, so ist wie in Polaris auch schon eine Yammer Integration mit an Bord. Dadurch erscheinen Nachrichten aus CRM in Yammer und umgekehrt und mit einer Yammer Integration für SharePoint mutiert Yammer dann vom netten kleinen Social Network zum Intranet: Übrigens, Mitarbeiter ohne Zugang zu CRM können durch Yammer Nachrichten mit CRM interagieren.

Wann ist es soweit?

Dynamics CRM 2013 ist für den Herbst 2013 angekündigt. Nun Herbst ein dehnbarer Begriff in Zeiten der globalen Erwärmung und es macht auch nicht auf einmal *BUMM* und da ist es, sondern man muss das Update selbst anstoßen.

Dynamics CRM Online Kunden können dafür einen Zeitraum innerhalb eines Jahres für die Durchführung des Updates von Dynamics CRM 2011 auf Dynamics CRM 2013 wählen.

OnPremise Kunden können den Update-Zeitpunkt logischerweise komplett selbst bestimmen.

Vorrausetzung für ein Update ist dass die im System durchgeführten Anpassungen mit dem Update kompatibel sind, sprich nicht unsupported in Dynamics CRM 2013 sind. Heißt also selbst die Anpassungen im System aktualisieren oder einen Partner dafür beauftragen.


In Dynamics CRM 2013 werden Plug-Ins, Scripte, Custom Workflow Activities die auf Dynamics CRM 4.0 basieren nicht mehr funktioniere. Solltet Ihr also solchen Code verwenden, wird es Zeit für ein Update des Codes da ihr sonst auch nicht auf Dynamics CRM 2013 aktualisieren könnt.
Upgrade Your Code from Microsoft Dynamics CRM 4.0 to Microsoft Dynamics CRM 2011
Scripte die in Dynamics 2011 Code geschrieben sind, also “Xrm.Page . . .” werden auch weiterhin Dynamics CRM 2013 funktionieren. Mit dem Polaris Update war dem ja noch nicht so.

Brauche ich neue Hardware oder Software?

Wenn eure Hard- und Software halbwegs aktuell ist, also nicht älter als 5 Jahre, braucht ihr euch keine Sorgen zu machen. Hier mal eine Übersicht was ihr an Software nicht mehr installiert haben solltet.

  • Client: Windows XP, Office 2003, Internet Explorer 7
  • Server: Windows Server 2003 Terminal Services, Windows 2000 Server Active Directory
  • E-Mail Router: Exchange 2003, Exchange 2007 WebDAV

Ändert sich der Preis?

Ja, kleinere Kunden wird es vermutlich nicht freuen da sie mit den eingeschränkten Lizenzen nicht auskommen werden und zu den Professional Lizenzen greifen werden.

Größere Kunden hingegen dürften sich freuen da man volle und beschränkte Lizenzen miteinander kombinieren kann, so wie man es von den E-Plänen in Office 365 kennt.

User Subscription Licenses (USLs)


Volles CRM mit Vertrieb, Marketing, Service und eigenen Anwendungen (xRM)

              Produktiv Instanz



Basis CRM, Berichte und eigenen Anwendungen (xRM)

          Test Instanz



Zugang zu eigenen Anwendungen (xRM)




1 Produktiv Instanz, ab 25 Pro. USLs eine Test Instanz, 5GB Speicher wachsend um 2,5GB/20 Pro. USLs bis zu max. 50GB, Zugang mit Apps


Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM

Posted in Dynamics 365

Neulich kam von einem Kunden die Anforderung Speicherplatz in Dynamics CRM Online wieder freizugeben da die 5 Gigabyte beinahe erschöpft waren. Ich empfahl dem Kunden den Artikel “10 Methoden zum Freigeben von Speicherplatz in Microsoft Dynamics CRM Online” aus dem Microsoft Dynamics CRM Online-Resourcencenter.
Bei Methode 3 – “Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM Online mithilfe der erweiterten Suche” kommt man nach dieser Anleitung jedoch nicht weiter und deshalb widme ich mir dieser Problematik an und stelle eine bessere Lösung vor.

Lösungsversuch nach Anleitung

  1. Klicken Sie auf Erweiterte Suche.
  2. Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option E-Mail-Nachrichten aus.
  3. Fügen Sie im Suchkriterien-Bereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
    E-Mail-Anlagen (Element)
    Dateigröße (Bytes) – Ist größer als – Geben Sie im Textfeld einen Byte-Wert ein, beispielsweise “25000”.
  4. Klicken Sie auf Suchen.
  5. Sie verfügen jetzt über eine Liste von E-Mails mit Anlagen, die größer als “X” Bytes sind.
  6. Sie können jede E-Mail öffnen, auf die Registerkarte Anlagen klicken und jede gewünschte Anlage löschen.

Schritte 1 – 5 erledigt sieht so aus.

Öffnet man eine E-Mail aus der Suchergebnissen und wechselt in die “E-Mail Anlagen” Registerkarte stellt man fest dass man keine Option zum löschen der Anlage vorfindet. Das liegt daran dass die E-Mail bereits abgeschlossen ist, also gesendet oder empfangen ist.

Über einen Workflow könnte man den Status der gefundenen E-Mail Nachrichten ändern, dann einzeln pro E-Mail die Anlagen löschen und mit einem weiteren Workflow die E-Mails wieder als gesendet oder empfangen schließen. Mit dieser Methode könntet ihr einige Stunden nur für das Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM verbringen.

Bessere Lösung zum entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM

Jason Lattimer hat dieses Problem erkannt und eine Option zum Löschen von E-Mail Anlagen in seine “Internal Email Helpers” Solution integriert. Diese steht kostenlos auf CodePlex zur Verfügung und einfach in Dynamics CRM Online importiert werden.

Nach der Import der Lösung erstellt man einen Workflow für die Entität “E-Mail”. Setzt die Ausführung auf “bedarfsabhängig” und entfernt das Häkchen für “Starten bei: Datensatz wird erstellt”, es sei denn ihr möchtet grundsätzlich für alle neuen E-Mails die Anlagen entfernen. Dazu würde ich aber die Systemeinstellungen empfehlen da so die Anwender direkt eine Information von Outlook bekommen dass Ihre Anlagen nicht mit der E-Mail zu CRM hochgeladen wurden.

Fügt dem Workflow folgenden Schritt hinzu:

Legt die Eigenschaften so fest und aktiviert anschließend den Workflow.

Mit diesem Workflow kann man massenhaft Anlagen löschen ohne vorher eine erweiterte Suche erstellen zu müssen, den Status der gefundenen E-Mails mehrfach ändern zu müssen und ohne jede E-Mail einzeln anfassen zu müssen. Zusätzlich wird in den Notizen der E-Mail ein Hinweis mit Namen der gelöschten Datei hinterlassen.
In der Praxis könntet ihr beispielsweise für die Anwender eine Ansicht mit Ihren E-Mails mit Anlagen über 2,5 MB erstellen, so dass jeder seine Anlagen checken kann bevor ihr mit Workflow die Anlagen entfernt.