Skip to content

Category: Dynamics 365

Outlook Adressbuch für Dynamics CRM optimieren

Posted in Dynamics 365

Outlook ist von Hause aus so konfiguriert dass es sich in eine Exchange Umgebung nahtlos einfügt. Sobald man einem Empfänger für ein Element mittels Adressbuch hinzufügen möchte wird die globale Adressliste des Exchange Servers als Datenquelle verwendet. Hier stehen alle E-Mail Adressen (Mitarbeiter, Equipment, Räume, Verteiler, Externe Kontakte, etc.) die der Exchange Server kennt und anzeigen darf. Möchte man eine andere Quelle, wie die eigenen Kontakte, durchsuchen weil dort der Dynamics CRM für Outlook Client die synchronisierten Kontakte ablegt muss man bei jedem Öffnen des Adressbuches die Adress-Quelle ändern. Ich zeige euch jetzt wie Ihr dauerhaft das Outlook Standard Adressbuch festlegen könnt.

Outlook Adressbuch für Dynamics CRM optimieren

Wollen wir nun das Outlook Adressbuch für den Einsatz mit Dynamics CRM optmieren gibt es zwei Einstellungen die getroffen werden sollten da CRM das führende System sein sollte.

  • welches Adressbuch soll beim Öffnen des Adressbuches angezeigt werden
  • die Reihenfolge der zu durchsuchenden Adressbücher für manuel eingetragene E-Mail Adressen festlegen

So geht´s

  1. öffnet Outlook
  2. sucht nach dem Button “Adressbuch”,
    in Outlook 2013 findet Ihr ihn im “Start” Tab Ribbon Menüs auf der rechten Seite,
    alternativ die Tastenkombination STRG + SHIFT + B
  3. klickt im Menü des Adressbuches auf Extras -> Optionen
  4. wählt bei den Radio-Buttons “Mit Kontaktordnern beginnen
  5. und unten in der Optionsliste “Kontakte” auswählen

Culture is not supported

Posted in Dynamics 365

Diese Woche stand für meinem Kollegen Ralph das Rollout des CRM 2011 Outlook Clients bei einem Kunden an. Eigentlich sollte Software mäßig alles Problemlos laufen da über einem Terminalserver verteilt wird. Dennoch gab es bei einem Benutzer Probleme.
Nach durchforsten des Logfiles fiel ein Eintrag auf der mir bereits begegnet ist “Error| Exception : Culture is not supported”. Da ich mich aber nicht mehr errinnern konnte woran es liegt habe ich im Netz nachgeforscht und wurde bei Donna Edwards fündig.

Der Fehler



11:49:57| Error| Exception : Culture is not supported.
Parameter name: culture
0 (0x0000) is an invalid culture identifier. at Microsoft.Crm.MapiStore.DataStore.WaitInitialized()
at Microsoft.Crm.Application.Outlook.Config.OutlookConfigurator.InitializeMapiStoreForFirstTime()
at Microsoft.Crm.Application.Outlook.Config.OutlookConfigurator.Configure(IProgressEventHandler progressEventHandler)
at Microsoft.Crm.Application.Outlook.Config.ConfigEngine.Configure(Object stateInfo)

Die Lösung

Während der Installation schreibt der Outlook Client Informationen in den CRM Benutzer, aber diesem fehlt in den Sicherheitsrollen das Schreibrecht auf die eigenen Benutzereinstellungen. Ich vermute es handelt es sich dabei um Informationen über den lokalen Computer um die Synchronisierung zu steuern.

Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprozess

Posted in Dynamics 365

Gestern Abend las ich zum ersten Mal in einer PowerPoint Präsentation von “CDU Overview”. Natürlich handelt es dabei nicht um eine politische Übersicht sondern um eine Übersicht des Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprozesses. “CDU” steht in diesem Zusammenhang dann für “Customer Driven Upgrade”.
Heute Morgen fand ich dann auch schon eine erste Update Benachrichtigung eines Kunden in meiner Mailbox.
Der Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprozess nimmt also seinen Lauf und Microsoft ist scheinbar sehr bemüht seinen Zeitplan einzuhalten.

E-Mail Benachrichtigungen

Ist für eure Organisation ein Update-Datum geplant erhaltet ihr eine Reihe von E-Mails. Die Erste informiert euch darüber dass für eure Organisation der Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprozess gestartet ist und vor allem für wann das Update geplant ist.
Weiter wird ein zweites Datum (14 Tage später) als alternatives Datum für das Update genannt.
Über einen Link in der E-Mail könnt ihr diese zwei Angaben verändern.
Hier mal eine Muster-Mail.

Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprocess
Ihr Update auf Microsoft Dynamics CRM Online Fall ’13 ist geplant.
Hallo Vorname Nachname,
Ihr Unternehmen erhält wie geplant die neueste Version von Microsoft Dynamics CRM Online mit großartigen neuen Features und Funktionen. Ihr Unternehmen https://euerOrganisationsName.crm4.dynamics.com/ erhält Microsoft Dynamics CRM Online Fall ’13 am folgenden Datum.

Bevorzugtes Datum: Donnerstag, 17. Oktober 2013 18:00 (GMT) Greenwich Mean Time: Dublin, Edinburgh, Lissabon, London.

Falls Ihnen das Datum nicht passt, können Sie dieses Update neu planen.

Beachten Sie, dass das Update in einem 12-stündigen Fenster erfolgt und dass während dieser Zeit Ihr Unternehmen möglicherweise mehrere Stunden lang nicht erreichbar ist. Wir informieren Sie, wenn das Update für Ihr Unternehmen durchgeführt wird und verwendet werden kann.

Falls wir das Update für Ihr Unternehmen nicht am bevorzugten Datum durchführen können, führen wir es an folgendem Datum durch.
Alternatives Datum: Donnerstag, 31. Oktober 2013 18:00 (GMT) Greenwich Mean Time: Dublin, Edinburgh, Lissabon, London.

Informationen über Updates
Neuerungen in diesem Update

Sie erhalten Erinnerungen über dieses Update 90, 30, 15 und 7 Tage vor Beginn des Updates.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Microsoft Dynamics CRM Online-Team
Diese E-Mail wurde automatisch gesendet. Antworten Sie nicht darauf. ©2013 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Datenschutz Support

Die weiteren E-Mails sollen euch an das Update erinnern und kommen im Zeitraum von 90, 30, 15 und 7 Tagen vor Beginn des Updates. Dabei wird berücksichtigt wenn ihr einen anderen Update Termin wählt.

In-Produkt Benachrichtigungen

Im CRM selbst findet Ihr die Information dass der Dynamics CRM Online Fall 13 Updateprozess gestartet ist als gelbe Informationsleiste, ähnlich der “Laden Sie die Outlook Client herunter” Leiste. Mit dem “Mehr erfahren” Link gelangt zu dieser Ansicht (Einstellungen -> Verwaltung -> Abonnementverwaltung).

Neu-Planen

Über den Link in der E-Mail oder In-Produkt Benachrichtigung könnt Ihr den Termin jeder Zeit (max. 2 Stunden vor Update) nach hinten verschieben. Erst wenn beide Datumsangeben gültig sind erscheint ein Button zum Speichern der Änderungen.

Das Update

Das Update erfolgt dann in dem gewählten 12-Stunden Fenster, benötigt davon aber nur ein paar Stunden. Während dieser Zeit bekommt Ihr einen Hinweis auf das Update angezeigt wenn Ihr versucht auf euer CRM zuzugreifen.
Ist das Update abgeschlossen werdet Ihr per E-Mail darüber informiert.

Dynamics CRM 2013

Posted in Dynamics 365

Liebe Leser, wenn ihr in diesem Artikel eine weitere Variante von “Microsoft Dynamics CRM 2013 makes business personal” erwartet muss ich euch enttäuschen. Ich werde hier die mir bisher bekannten Fakten über Features, Anforderungen und Preisen zu Dynamics CRM 2013 auf den Tisch legen und dabei versuchen eben nicht wie eine Pressemitteilung zu klingen.

Was bringt Dynamics CRM 2013?

Endlich ist es möglich in annähernd einem einzigen aufgeräumten Fenster zu arbeiten in dem sich alles abspielt und das zudem auch per Touch bedient werden kann. Zudem ist es möglich verschiedene (mobile) Browser zu verwenden oder eine der neuen, mit Dynamics CRM 2013 erscheinenden, kostenlosen Apps für mobile Geräte.

In den neuen Formularen können verschiedene Prozesse für eine Aufgabe definiert werden. Beispielsweise könnten für die Service Anfragen unterschiedliche Bearbeitungsprozesse definiert werden, abhängig davon ob der Kunde einen Support Vertrag hat oder eben nicht.

Kommunikation ist ein weiteres großes Thema, so ist wie in Polaris auch schon eine Yammer Integration mit an Bord. Dadurch erscheinen Nachrichten aus CRM in Yammer und umgekehrt und mit einer Yammer Integration für SharePoint mutiert Yammer dann vom netten kleinen Social Network zum Intranet: Übrigens, Mitarbeiter ohne Zugang zu CRM können durch Yammer Nachrichten mit CRM interagieren.

Wann ist es soweit?

Dynamics CRM 2013 ist für den Herbst 2013 angekündigt. Nun Herbst ein dehnbarer Begriff in Zeiten der globalen Erwärmung und es macht auch nicht auf einmal *BUMM* und da ist es, sondern man muss das Update selbst anstoßen.

Dynamics CRM Online Kunden können dafür einen Zeitraum innerhalb eines Jahres für die Durchführung des Updates von Dynamics CRM 2011 auf Dynamics CRM 2013 wählen.

OnPremise Kunden können den Update-Zeitpunkt logischerweise komplett selbst bestimmen.

Vorrausetzung für ein Update ist dass die im System durchgeführten Anpassungen mit dem Update kompatibel sind, sprich nicht unsupported in Dynamics CRM 2013 sind. Heißt also selbst die Anpassungen im System aktualisieren oder einen Partner dafür beauftragen.

Unsupported?

In Dynamics CRM 2013 werden Plug-Ins, Scripte, Custom Workflow Activities die auf Dynamics CRM 4.0 basieren nicht mehr funktioniere. Solltet Ihr also solchen Code verwenden, wird es Zeit für ein Update des Codes da ihr sonst auch nicht auf Dynamics CRM 2013 aktualisieren könnt.
Upgrade Your Code from Microsoft Dynamics CRM 4.0 to Microsoft Dynamics CRM 2011
Scripte die in Dynamics 2011 Code geschrieben sind, also “Xrm.Page . . .” werden auch weiterhin Dynamics CRM 2013 funktionieren. Mit dem Polaris Update war dem ja noch nicht so.

Brauche ich neue Hardware oder Software?

Wenn eure Hard- und Software halbwegs aktuell ist, also nicht älter als 5 Jahre, braucht ihr euch keine Sorgen zu machen. Hier mal eine Übersicht was ihr an Software nicht mehr installiert haben solltet.

  • Client: Windows XP, Office 2003, Internet Explorer 7
  • Server: Windows Server 2003 Terminal Services, Windows 2000 Server Active Directory
  • E-Mail Router: Exchange 2003, Exchange 2007 WebDAV

Ändert sich der Preis?

Ja, kleinere Kunden wird es vermutlich nicht freuen da sie mit den eingeschränkten Lizenzen nicht auskommen werden und zu den Professional Lizenzen greifen werden.

Größere Kunden hingegen dürften sich freuen da man volle und beschränkte Lizenzen miteinander kombinieren kann, so wie man es von den E-Plänen in Office 365 kennt.

User Subscription Licenses (USLs)

  AddOns
Professional
$65/Benutzer/Monat


Volles CRM mit Vertrieb, Marketing, Service und eigenen Anwendungen (xRM)

              Produktiv Instanz


$549/Instanz/Monat

             
  Basic
$30/Benutzer/Monat


Basis CRM, Berichte und eigenen Anwendungen (xRM)

         
          Test Instanz


$549/Instanz/Monat

    Essential
$15/Benutzer/Monat


Zugang zu eigenen Anwendungen (xRM)

 
       
      Speicher


$9,99/GB/Monat

     
                   
Inklusive:


1 Produktiv Instanz, ab 25 Pro. USLs eine Test Instanz, 5GB Speicher wachsend um 2,5GB/20 Pro. USLs bis zu max. 50GB, Zugang mit Apps

   

Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM

Posted in Dynamics 365

Neulich kam von einem Kunden die Anforderung Speicherplatz in Dynamics CRM Online wieder freizugeben da die 5 Gigabyte beinahe erschöpft waren. Ich empfahl dem Kunden den Artikel “10 Methoden zum Freigeben von Speicherplatz in Microsoft Dynamics CRM Online” aus dem Microsoft Dynamics CRM Online-Resourcencenter.
Bei Methode 3 – “Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM Online mithilfe der erweiterten Suche” kommt man nach dieser Anleitung jedoch nicht weiter und deshalb widme ich mir dieser Problematik an und stelle eine bessere Lösung vor.

Lösungsversuch nach Anleitung

  1. Klicken Sie auf Erweiterte Suche.
  2. Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option E-Mail-Nachrichten aus.
  3. Fügen Sie im Suchkriterien-Bereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
    E-Mail-Anlagen (Element)
    Dateigröße (Bytes) – Ist größer als – Geben Sie im Textfeld einen Byte-Wert ein, beispielsweise “25000”.
  4. Klicken Sie auf Suchen.
  5. Sie verfügen jetzt über eine Liste von E-Mails mit Anlagen, die größer als “X” Bytes sind.
  6. Sie können jede E-Mail öffnen, auf die Registerkarte Anlagen klicken und jede gewünschte Anlage löschen.


Schritte 1 – 5 erledigt sieht so aus.

Öffnet man eine E-Mail aus der Suchergebnissen und wechselt in die “E-Mail Anlagen” Registerkarte stellt man fest dass man keine Option zum löschen der Anlage vorfindet. Das liegt daran dass die E-Mail bereits abgeschlossen ist, also gesendet oder empfangen ist.

Über einen Workflow könnte man den Status der gefundenen E-Mail Nachrichten ändern, dann einzeln pro E-Mail die Anlagen löschen und mit einem weiteren Workflow die E-Mails wieder als gesendet oder empfangen schließen. Mit dieser Methode könntet ihr einige Stunden nur für das Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM verbringen.

Bessere Lösung zum entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM

Jason Lattimer hat dieses Problem erkannt und eine Option zum Löschen von E-Mail Anlagen in seine “Internal Email Helpers” Solution integriert. Diese steht kostenlos auf CodePlex zur Verfügung und einfach in Dynamics CRM Online importiert werden.

Nach der Import der Lösung erstellt man einen Workflow für die Entität “E-Mail”. Setzt die Ausführung auf “bedarfsabhängig” und entfernt das Häkchen für “Starten bei: Datensatz wird erstellt”, es sei denn ihr möchtet grundsätzlich für alle neuen E-Mails die Anlagen entfernen. Dazu würde ich aber die Systemeinstellungen empfehlen da so die Anwender direkt eine Information von Outlook bekommen dass Ihre Anlagen nicht mit der E-Mail zu CRM hochgeladen wurden.

Fügt dem Workflow folgenden Schritt hinzu:

Legt die Eigenschaften so fest und aktiviert anschließend den Workflow.

Mit diesem Workflow kann man massenhaft Anlagen löschen ohne vorher eine erweiterte Suche erstellen zu müssen, den Status der gefundenen E-Mails mehrfach ändern zu müssen und ohne jede E-Mail einzeln anfassen zu müssen. Zusätzlich wird in den Notizen der E-Mail ein Hinweis mit Namen der gelöschten Datei hinterlassen.
In der Praxis könntet ihr beispielsweise für die Anwender eine Ansicht mit Ihren E-Mails mit Anlagen über 2,5 MB erstellen, so dass jeder seine Anlagen checken kann bevor ihr mit Workflow die Anlagen entfernt.